Creación de BP
Actualización de conexiones SAP GUI
Instalación SAP GUI 7.70
Impresión de Cheques en SAP
Compras (Módulo MM)
Finanzas (Módulo FI)
Ventas (Módulo SD)
Creación de BP
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¿Cómo solicito la creación de un BP Cliente o Proveedor?
La solicitud de Creación de BP, debe ser realizada a través del Formulario de Solicitud de Creación Cliente / Proveedor (BP) que se obtiene en la plataforma Mesa de Ayuda MGF y enviarlo a la casilla correspondiente ahí indicada.
Los datos necesarios para crear un nuevo proveedor o cliente son los siguientes;
- Datos Generales, nombre, dirección, teléfono, correo, identificador (Rut, Pasaporte, N° Organismo Interno), banco y cuenta bancaria.
- Datos de la Sociedad, especificar para que sociedad se habilitará.
- Especificar para que función debe ser creado:
- Si lo van utilizar para crear un Pedido de Compras, se debe crear como Proveedor y Proveedor MM.
- Si es para realizar una devolución o pago de remuneraciones, se debe crear como Proveedor
- Si lo van utilizar para Ventas porque se le emitió una factura o Boleta de Ventas se debe crear como Deudor y Cliente SD
- Si es para recibir un pago que no es con documento tributario se crea solo como Deudor.
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¿Qué debo considerar para realizar una Orden de Compra o de Ventas?
Consultar a CSC si el Proveedor o Cliente está creado en SAP, ya que tenemos en nuestro sistema una base codificada con todos los proveedores y clientes a los cuales adquirimos o vendemos productos y/o servicios.
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Cuando estoy realizando un Pedido de Compras me arroja el mensaje “no se ha creado para Organización de Compras 5000” ¿Qué debo hacer?
Debes solicitar la ampliación a través del Formulario de Solicitud de Creación Cliente / Proveedor (BP) que se obtiene en la plataforma Mesa de Ayuda MGF y enviarlo a la casilla correspondiente ahí indicada, señalando que el BP sea ampliado a la Función Proveedor MM Organización de Compras 4000 General y/o 5000 Servicios (Honorarios, Prestación de Servicios).
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Quiero ocupar este BP y me dice que no existe ¿Qué debo hacer?
Cuando pasa esto es porque el Bp existe en SAP pero no está habilitado para la Sociedad 1000 Udec.
Debes solicitar a través del Formulario de Solicitud de Creación Cliente / Proveedor (BP) que se obtiene en la plataforma Mesa de Ayuda MGF y enviarlo a la casilla correspondiente ahí indicada, señalando que el BP sea ampliado a la Sociedad correspondiente indicando para que función Deudor, Cliente SD, Proveedor, Proveedor MM.
Compras (Módulo MM)
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¿Puedo ver el formulario del pedido de compra mientras lo estoy haciendo?
No, solo es posible visualizar el formulario una vez grabado el pedido de compra. Considerar además que para poder imprimirlo o descargarlo a PRF debe estar liberado.
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¿Con qué transacción creo un pedido de compra?
ME21N es para la creación, ME22N para modificar, ME23N para visualizar.
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¿Con qué transacción recibo un material o un activo fijo?
La transacción es la MIGO. Se debe tener precaución que la actividad debe ser “A01 Entrada de mercancía”, el documento de referencia debe ser “R01 Pedido” y en el campo pedido vaya el número del pedido de compra que se va a recepcionar. Debe marcar con “posición OK” cada posición del pedido de compras que vaya a recibir y además revisar las cantidades que se están recepcionando ya que SAP por defecto trae todo lo pendiente de recibir.
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¿Cómo anulo la recepción de un material o activo fijo?
La transacción es la MIGO. Se debe tener precaución que la actividad debe ser “A03 Anulación”, el documento de referencia debe ser “R02 Documento de material” y en el campo “documento material” debe ir el documento que se generó al hacer la recepción, no el número del pedido de compra. El documento de material lo puede visualizar desde el historial de pedido en el detalle de posición.
Cada posición a la que le marque “posición OK” quedará anulada.
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¿Con qué transacción recibo un servicio?
La transacción es la ML81N. Debe recordar que una hoja de entrada de servicio o HES solo se puede asociar a una posición del pedido de compras. Si para una posición de servicio se crean varias líneas (Detalle posición -> Servicios), sí es posible recibir más de una línea con una misma HES.
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¿Cómo anulo la recepción de un servicio?
La transacción es la ML81N. Se debe ir a “Otro pedido” y colocar el número de Hoja de entrada (10xxxxxxxx) que desea anular (ver en historial de pedido de la posición). Una vez traiga la HES, modifique, presione “restaurar adquisición” y grabe. Luego vuelva a modificar, presione “borrar” y grabe.
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¿Puedo anular la recepción de un material o servicio que ya esté facturado?
No, para revertir primero habría que anular la recepción de factura o boleta de honorario, luego anular la recepción del material o servicio. Tener cuidado de que en caso de modificar la cantidad o precio en el pedido de compra no se generen inconsistencias si ya existen recepciones para dicha posición.
Actualización de conexiones SAP GUI
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¿Cómo actualizar las conexiones en mi SAPLogon?
Para actualizar las conexiones de su SAP Logon debe seguir los siguientes pasos:
1. Verificar la versión de su SAP Logon.
Para esto abrir SAP Logon y comprobar la versión que aparece en la barra de titulo, tal como se muestra a continuación.
2. Cerrar todas las ventanas SAP abiertas incluido SAP Logon .
3. Descargar el Instalador de acuerdo a la versión SAP Logon.
Instalador para SAP Versión 750 o 740 (Descargar Instalador para Versión 740 - 750).
Instalador para SAP Versión 760 (Descargar Instalador para Versión 760 y 770).
4. Ejecutar el instalador, desde la carpeta Descargas (Downloads) de su estación de trabajo.
5. Seguridad de Windows (Paso Obligatorio para Windows 8 y 10).
En caso que le aparezca con Windows protegió su PC seleccionar "más información" y luego "Ejecutar de todas formas".
6. Una vez ejecutado el Instalador se desplegará una nueva ventana en la cual se debe seleccionar el botón "Extraer".
Es importante no modificar la carpeta de destino.
Una vez seleccionado el botón "Extraer" se cerrara la ventana finalizando el proceso de actualización.
7. Verificar las nuevas conexiones en su SAP Logon.
Para esto abrir SAP Logon y Verificar que aparezcan nuevas conexiones similares a lo que se muestra a continuación.
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¿Qué conexión debo utilizar?
Tenemos 4 conexiones en el siguiente párrafo explicaremos cuando se debe utilizar cada una de ellas.
SAP S4HANA Calidad (Local): Acceso al sistema SAP de Capacitación a utilizar cuando esté en dependencias de la UdeC con conexión Ethernet/ Wifi UdeC o utilice la VPN UdeC.
SAP S4HANA Calidad (Remoto): Acceso al sistema SAP de Capacitación a utilizar cuando esté fuera de la UdeC con acceso a Internet.
SAP S4HANA Producción (Local): Acceso al sistema SAP Productivo a utilizar cuando esté en dependencias de la UdeC con conexión Ethernet/ Wifi UdeC o utilice la VPN UdeC.
SAP S4HANA Producción (Remoto): Acceso al sistema SAP Productivo a utilizar cuando esté fuera de la UdeC con acceso a Internet.
Finanzas (Módulo FI)
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¿Qué transacciones y cuentas contables de banco se utilizan para realizar pagos individuales?
- F-58 Pago individual con impresión de cheque
- F-53 Pago sin impresión (Chequera manual o por otro medio de pago)
Cabe señalar que para ambas transacciones al momento de generar el pago de solicitudes de anticipo se debe incorporar el indicador CME F.
Las cuentas contables de banco a utilizar son:
Para los cheques girados: Número de cuenta contable 11112_ _ _ _2. Destinada al control de todos los cheques girados, ya sean emitidos en forma masiva a través de nóminas o en forma individual.
Para los otros cargos: Número de cuenta contable 11112_ _ _ _4. Destinada al registro de cargos bancarios por concepto de transferencias emitidas a otras cuentas bancarias, convenios PAC, nóminas de pagos vía transferencia y vale vista, comisiones, entre otros.
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¿Qué transacciones y cuentas contables de banco se utilizan para realizar recaudaciones?
- F-28 Recaudación con efectivo (Cuenta contable terminada en 1)
- F-28 Recaudación con transferencia (Cuenta contable terminada en 3)
- F-30 Recaudación con cheque a fecha (Clase de documento CF)
- F-28 Depósito de cheques
- F-30 Recaudar con Transbank T. Crédito y T. Débito
Las cuentas contables de banco a utilizar son:
Para los depósitos: Número de cuenta contable 11112_ _ _ _1. Destinada al registro de todos los depósitos correspondientes a recaudaciones.
Cabe señalar que en el campo Asignación dentro de la Tx. F-28 Corresponde a un campo libre. Para los movimientos de depósitos se recomienda registrar el número de la boleta de depósito. Se debe completar hasta cumplir los 13 caracteres, por ejemplo, boleta 16095 registrar como 0000000016095 incluyendo los “0” antecesores.
Para los otros abonos: Número de cuenta contable 11112_ _ _ _3. Se considera esta cuenta contable para el registro de las transferencias recibidas desde otro banco o cuenta corriente. También destinada al registro de ingresos por conceptos de recaudación de facturas emitidas a entidades y personas, (ejemplo, ventas de bienes, activos fijos, prestación de servicios, entre otros).
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¿Cómo anulo un pago emitido con cheque?
Utilizando la transacción FCH8. Se debe registrar la información del banco propio, Id de cuenta, n° cheque, Causa de no validez y motivo de anulación. Una vez registrados los campos obligatorios, debe presionar en la parte superior el botón “Anular pago”
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¿Cómo visualizar un documento de Apunte Estadístico?
Un Apunte Estadístico: es un comprobante que no tiene incidencia contable, es decir no se encuentra contabilizado.
Utilizar la transacción FB03 si conoce el número de documento SAP lo puede digitar directamente y visualizarlo, pero si desea buscarlo y traer todos los documentos propios debe presionar el botón Lista documentos que visualiza todos aquellos que cumplan con el filtro a llenar
Esta pantalla permite filtrar los documentos por distintos criterios, importante para traer además solicitudes de anticipo, es marcar el Flag “visualizar apunte estadístico”, pero si deseo solo traer documentos estadísticos y no los demás tengo que ir a las restricciones y buscar al lado izquierdo el campo “Status de documento” darle doble Click y aparecerá al lado derecho y se debe llenar con la Letra “S”.
Esto hace que los documentos que traiga la consulta solo sean apuntes estadísticos.
Ejecutar el listado con 
y aparecerá una pantalla con todos los documentos que cumplan con las condiciones del filtro inicial.
Ejemplo:
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¿Puedo generar varios pagos con cheque y realizar una impresión masiva al final de la operación?
Sí, pero debe tener en consideración que al seleccionar varias órdenes spool el sistema de forma estándar imprime desde la spool, más reciente creada hasta la última seleccionada. Es decir, imprime del pago más reciente al primer pago generado, por lo tanto, se debe tener cuidado en el orden en que se dejan los cheques en la impresora.
Ejemplo: el primer pago realizado corresponde a la N° Spool 1555 la cual tiene asignado el cheque 0000000000001 y el último pago corresponde a la N° Spool 1562 correspondiente al cheque 0000000000005, al seleccionar todo y generar la impresión masiva saldrán en el orden de impresión cheque 5, 4, 3, 2, 1 por lo tanto, en la impresora se deben tener ordenados los cheques de la misma forma.
En caso de requerir modificar el orden de salida se puede realizar modificando la variante de salida, para ello deberá solicitar a mesa ayuda la configuración.
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¿Cómo solicitar Asignación de Presupuesto?
Cree un ticket enviando la pantalla de mensaje de error, en la cual se indica la pospre (posición presupuestaria), y el centro gestor. Ejemplo Pospre 4114001 Gastos Generales, Ceco 421000S006 Administración $1.600.000.-
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¿Cómo puedo generar el Libro Diario para auditores?
Ejecute la transacción S_ERO_11000104, o bien a través de una nueva variante y layout para obtener nueva forma el Libro Diario para auditoria, utilizando la transacción FAGLL03H con la variante: LIBRO_DIARIO. Fijarse en la sociedad que se desea desplegar y la fecha de contabilización, ahí se indica entre que fechas se necesitan los documentos. Se mostrará los datos que se necesitan para el Libro Diario incluido el Usuario, Fecha y Hora de ingreso.
Luego puede bajar el archivo en formato Excel desde los botones de Presentación Preliminar, para guardarlo desde un fichero local
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¿Cómo puedo generar el Cuadro de Activo Fijo más la vida útil?
Ejecutar el Cuadro del activo fijo desde la transacción S_ALR_87011990. Indicando la Sociedad, Fecha del Informe, Área de Valoración (01: Financiera; 03: Tributaria), Variante de Clasificación: ZU01 (Sociedad + Vida Util), Versión de cuadro AF: 0006, marcando el FLAG Utilizar ALV Grid Control.
Luego puede bajar el archivo en formato Excel desde los botones de Presentación Preliminar, para guardarlo desde un fichero local.
Ventas (Módulo SD)
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¿Con qué transacción se crea un pedido de Ventas?
Creación VA01, Modificación VA02 y Visualizar VA03
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¿Con qué transacción crea una entrega de salida de Ventas?
Creación VL01N, Modificación VL02N y Visualizar VL03N
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¿Se puede anular una entrega de salida de Ventas?
Sí. Para anular una entrega de salida de ventas con la transacción VL09.
Menú SAP: Logística -> Comercial -> Expedición y transporte -> Contabilizar salida mcía. -> Anulación. Luego debe borrar la entrega de salida en la tx. VL02N.
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¿Dónde se puede visualizar e imprimir una factura de ventas con folio tributario?
Para verificar el folio del SII y bajar documento factura en PDF, se debe ir a la transacción ZSD_MONITORDTE.
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¿Con qué transacción puedo crear una factura de Ventas?
Creación VF01, Modificación VF02 y Visualizar VF03
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¿Cuál es la secuencia para crear una factura, Nota de Crédito y Nota de Débito de Ventas?
Creación de: Solicitud Pedido de nota de crédito o débito Tx: VA01; Factura, Tx: VF01.
Las clases usadas para NC: ZSNC Sol.Ncrédit.Servicio y ZDEV SOL.N.CREDIT.PRODUCT
y para ND: ZSND Soltud. Nota Debito
Cuidar en ambos tipos de documento, completar solo el “Motivo de pedido” a nivel de Cabecera, como se indica en la pantalla adjunta:
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¿Cuáles son los campos obligatorios a nivel de cabecera pestaña "Datos Adicionales B cuando se crea un pedido de ventas?
Datos de Cliente: Banco Propio, ID. Cuenta, Giro
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¿Puedo modificar un pedido de ventas antes de crear la entrega?
Sí, con tx. VA02 Modificar pedido venta
Impresión de Cheques en SAP
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¿Qué Materiales y Equipos necesito?
- Software Cliente SAPGui 760.
- PC/Notebook conectado a la red de datos UdeC
- Navegador Internet.
- Servicio de Correo Electrónico.
- Impresora Certificada para Impresión de Cheques en SAP, en conectada a la red de datos UdeC con una dirección IP válida.
- Teléfono
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¿Cuál es el procedimiento para habilitar la impresora?
- El Usuario, contactaráa SoporteTI/DTI, pararevisión y evaluación de la Impresora de que dispone y del punto de Red de Datos.
- Soporte TI/DTI, realizará las siguientes gestiones con el Usuario:
- Habilitará un punto de red de datos para la impresora y asignará a este una dirección IP.
- Revisará y evaluará la compatibilidad de impresión de cheques en SAP y conexión a la red de datos de la impresora que disponga el Usuario.
- Notificará al Usuario, el proceder para adquirir, configurar y habilitar en el sistema SAP una Impresora Compatible para Impresión de Cheques en SAP, si este, no cuenta con una.
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¿Si ya cuento con una Impresora compatible?
El Usuario, que cuenta con una Impresora Compatible para impresión de Cheques en SAP, solicitaráa través del Portal de Ayuda MGF (http://ayudamgf.udec.cl/)por medio de un Ticket SAPla configuración y habilitación enel sistemaSAP de la Impresora, especificando los siguientes datos: Marca y Modelo de Impresora, Dirección IP asignada, Ubicaciónfísica en la Repartición, al menos con 24 hrs de antelación a la visita de un Técnico, para el caso de impresoras en Contrato Marco, con el fin de facilitar la habilitación de la impresora en SAP, durante la visita del Técnico y aprovechar a realizar la prueba de impresión de Cheques en SAP.
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¿Si aún no cuento con una Impresora compatible?
El Usuario, que no cuenta con una Impresora Compatible para impresión de Cheques en SAP, gestionará la adquisición de una:
- Puede comparar Impresora HP Modelo Laserject Pro M203 dw
- Puede solicitar el arriendo de una Impresora a Contratos Corporativos, enviando el Formulario de Solicitud de Impresora RICOH, al correo electrónico csccontratos@udec.cl. (formulario disponible en: http://ayudamgf.udec.cl/csccompras compartidas/contratos corporativos).
Descargar: Procediemiento de Impresión de Cheques.
Instalación SAP GUI 7.70
Para la instalación o actualización del software cliente SAP GUI en su estación de trabajo descargue la siguiente Guía de Instalación y siga las instrucciones contenidas en ella.